REGULAMIN SPOTKAŃ TEMATYCZNYCH ORGANIZOWANYCH PRZEZ LUBELSKIE TOWARZYSTWO GENEALOGICZNE
§1 Postanowienia ogólne
Regulamin określa zasady organizacji, uczestnictwa i przebiegu otwartych spotkań tematycznych organizowanych przez Lubelskie Towarzystwo Genealogiczne, zwane dalej „Stowarzyszeniem”.
Spotkania mają charakter edukacyjny, kulturalny lub społeczny, są organizowane w celach statutowych Stowarzyszenia i nie mają charakteru komercyjnego.
W przypadku współorganizowania spotkania z inną organizacją (instytucją, fundacją, stowarzyszeniem lub podmiotem publicznym), zasady współpracy mogą być ustalane w formie pisemnej, mailowej lub ustnej (potwierdzonej przez koordynatorów wydarzenia), a niniejszy regulamin obowiązuje wszystkich uczestników, o ile nie postanowiono inaczej.
Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników spotkań oraz organizatorów.
§2 Organizacja spotkań
Spotkania odbywają się w terminach i miejscach wyznaczonych przez Zarząd Stowarzyszenia lub osobę przez niego upoważnioną.
Tematyka, program oraz harmonogram spotkania ogłaszane są co najmniej 7 dni przed terminem wydarzenia na stronie internetowej Stowarzyszenia, w mediach społecznościowych lub w formie ogłoszeń.
Za organizację i przebieg spotkania odpowiada wyznaczony koordynator lub zespół organizacyjny.
W przypadku współorganizacji wydarzenia z innym podmiotem:
a) odpowiedzialność za przebieg spotkania jest dzielona zgodnie z ustaleniami między organizatorami,
b) zasady udziału, w tym ewentualne opłaty lub rejestracja, są publikowane wspólnie i mogą uwzględniać dodatkowe wymagania ustalone przez współorganizatorów.
§3 Uczestnictwo
Spotkania są otwarte i bezpłatne, chyba że Zarząd Stowarzyszenia lub współorganizatorzy zdecydują inaczej (np. w przypadku warsztatów wymagających materiałów).
Każdy uczestnik ma obowiązek zapoznania się z niniejszym regulaminem oraz przestrzegania jego postanowień.
Osoby niepełnoletnie mogą uczestniczyć w spotkaniach za zgodą rodzica lub opiekuna prawnego, a w przypadku dzieci do lat 13 – wyłącznie w ich obecności.
Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do ograniczenia liczby uczestników w przypadku przekroczenia pojemności sali lub względów bezpieczeństwa.
§4 Promocja prywatnej działalności gospodarczej
Podczas spotkań zabroniona jest bezpośrednia lub pośrednia reklama, promocja oraz sprzedaż usług i produktów związanych z prywatną działalnością gospodarczą uczestników.
Wyjątkiem od powyższego zakazu jest sytuacja, gdy uczestnik uzyska wcześniejszą, wyraźną zgodę Prezesa Stowarzyszenia lub w razie jego nieobecności Wiceprezesa Zarządu i Członka Zarządu lub, w przypadku wydarzeń współorganizowanych, zgodę wszystkich współorganizatorów na przedstawienie swojej oferty lub materiałów promocyjnych (zgoda może być udzielona ustnie, mailowo lub pisemnie).
W przypadku naruszenia tego zakazu organizatorzy mogą:
a) poprosić uczestnika o zaprzestanie działań promocyjnych,
b) usunąć materiały promocyjne,
c) wyprosić uczestnika z wydarzenia.
§5 Zasady zachowania uczestników
Uczestnicy zobowiązani są do:
a) poszanowania innych osób i mienia,
b) zachowania porządku,
c) stosowania się do poleceń organizatorów i prowadzących spotkanie.
Zabrania się:
a) wnoszenia niebezpiecznych przedmiotów, alkoholu, środków odurzających,
b) agresywnego, obraźliwego lub zakłócającego przebieg spotkania zachowania.
Organizator ma prawo wyprosić osoby nieprzestrzegające regulaminu.
§6 Dokumentacja i wizerunek
Organizator może prowadzić dokumentację fotograficzną lub wideo z przebiegu spotkań w celach promocyjnych Stowarzyszenia.
Uczestnictwo w spotkaniu jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku uczestnika w publikacjach Stowarzyszenia oraz współorganizatorów (w przypadku wspólnych wydarzeń), o ile uczestnik nie zgłosi sprzeciwu przed rozpoczęciem wydarzenia.
§7 Odpowiedzialność
Stowarzyszenie i współorganizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy osobiste uczestników pozostawione bez nadzoru.
Uczestnicy ponoszą odpowiedzialność materialną za wyrządzone przez siebie szkody.
§8 Postanowienia końcowe
Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zatwierdzenia przez Zarząd Stowarzyszenia.
Wszelkie zmiany regulaminu ogłaszane są w taki sam sposób, jak ogłoszenie spotkania.
W przypadku współorganizacji wydarzenia dopuszcza się uzupełnienie regulaminu o dodatkowe postanowienia uzgodnione między organizatorami.
W sprawach nieuregulowanych regulaminem decyzje podejmuje Zarząd Stowarzyszenia, w porozumieniu ze współorganizatorami – jeśli dotyczy.